Norma ISO 13028

En la era de la información, contar con un sistema eficiente para gestionarla se ha vuelto fundamental para las organizaciones. Una de las normas que ayuda a lograr este objetivo es la ISO 13028. Aprenderás qué es esta norma, sus beneficios, requisitos para su implementación y responderemos algunas preguntas frecuentes sobre ella.

¿Qué es la norma ISO 13028?

La norma ISO 13028, también conocida como "Gestión de la información y la documentación - Directrices para la digitalización de documentos en papel con fines de conservación", es una norma internacional que establece los requisitos para la digitalización de documentos en papel con el fin de conservar su contenido y garantizar su autenticidad y confiabilidad a largo plazo.

Beneficios de implementar la norma ISO 13028

• Conservación a largo plazo: La norma ISO 13028 proporciona directrices claras para la digitalización de documentos en papel, lo que garantiza su conservación a largo plazo.
• Acceso y búsqueda más eficientes: Al digitalizar los documentos, se facilita su acceso y búsqueda, lo que permite ahorrar tiempo y recursos.
• Ahorro de espacio físico: Al eliminar la necesidad de almacenar documentos en papel, se puede aprovechar mejor el espacio físico en las organizaciones.
• Mayor seguridad: La digitalización de documentos ayuda a protegerlos de daños físicos, pérdidas o robos.

Requisitos para la implementación de la norma ISO 13028

Para implementar la norma ISO 13028, se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Establecer un plan de digitalización de documentos en papel.
• Utilizar equipos y software adecuados para la digitalización.
• Garantizar la calidad de la imagen digitalizada.
• Establecer controles para la gestión y conservación de los documentos digitales.
• Realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma.

La norma ISO 13028 es una herramienta eficaz para mejorar la gestión de la información en las organizaciones. Al implementar esta norma, se logra una conservación a largo plazo de los documentos, se facilita su acceso y búsqueda, se ahorra espacio físico y se aumenta la seguridad. Cumplir con los requisitos de la norma asegura que la digitalización de documentos en papel se realice de manera adecuada y confiable.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el objetivo de la norma ISO 13028?

El objetivo principal de la norma ISO 13028 es establecer directrices para la digitalización de documentos en papel con fines de conservación, garantizando su autenticidad y confiabilidad a largo plazo.

¿Qué tipo de organizaciones pueden implementar la norma ISO 13028?

La norma ISO 13028 puede ser implementada por cualquier tipo de organización que desee mejorar su gestión de la información y la conservación de documentos en papel.

¿Cómo se lleva a cabo la implementación de la norma ISO 13028?

La implementación de la norma ISO 13028 requiere establecer un plan de digitalización, utilizar equipos y software adecuados, garantizar la calidad de la imagen digitalizada, establecer controles para la gestión y conservación de los documentos digitales, y realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma.

¿Cuáles son los principales desafíos al implementar la norma ISO 13028?

Algunos de los principales desafíos al implementar la norma ISO 13028 pueden ser la selección adecuada de equipos y software, garantizar la calidad de la imagen digitalizada, y establecer controles efectivos para la gestión y conservación de los documentos digitales.